会议记录怎么记（高效开会手册）-知识分享

我们日常主持和参加很多的会议，每个会议都有巨大的成本（全部出席人员的时薪 * 会议时间）。

但很多公司的领导者并不会组织会议，经常一场会议下来一两个小时。结束后发现毫无重点毫无主题，团队怨声不断。

可见一场缺乏管理的会议，既浪费时间、人力和金钱，还毫无生产力。那么，究竟该如何高效地利用会议解决问题，而不是浪费时间呢？

高效会议核心

会议不是一个讲问题的场所，而是一个明确责任和义务的场合。

一个成功的会议，80% 的工作是在会议前进行，只有 20% 在会中控制。

本手册从会前、会中、会后三个节点，梳理了每个步骤需要准备的内容和注意事项。

会议 ROI

既然是追求高效，自然追求会议的投入产出比（ROI）。希望可以达到更少的投入，更多的产出。

投入：

· 人员时间成本 —— 能否缩短会议时间

· 机会成本 —— 这个时间不开会能产出什么

产出：

· 会议目标是否明确 —— 没有目标的会站着开都是在浪费时间

· 是否有会议纪要来提升效率 —— 通过会议纪将沟通更明确、将受众扩大、将回溯变成可能

· 是否有明确的 TODO 、Owner 和 Deadline —— 决议能否落地来使事情发生改变

常见会议类型

高效开会手册

根据安迪·格鲁夫在《高产出管理》书中的介绍，将会议分为「过程导向」和「任务导向」。

过程导向

目的：分享知识、交换信息。

这种会议为例行讨论会议，可细分为三种：

一对一会议员工会议工作回顾会议

过程型会议的建议：

在一对一会议上，上级应聆听下属的意见，鼓励下属提问，一起找到问题的根源，达到双方满意的结果。为了让会议更高效，上下级均应做好会议记录。另外，一对一会议应定期召开。

通过员工会议，上级也有机会从意见交流和冲突中学到东西，意见冲突其实很常见。在此类会议上，上级的角色为领导者、观察者、推动者、发问者和决策者，并非演讲者。

如果员工会议变成了两个人的对话，讨论的问题只与这两个人有关，那么上级应打断他们的对话，建议他们稍后再继续交流，并重新开启其他话题，让更多员工参与其中。

如果您参加了工作回顾会议，要记得自己是带薪开会的，这并不是忙碌一天的午休。要正视开会的本质：工作。为了让参会者专心开会，或许得要求他们合上电脑，并把手机收起来。

如果一切进展顺利，例行会议可解决 80% 的问题，剩下 20% 的问题仍需通过任务导向型会议解决。

任务导向

目的：解决具体问题。通常会上要做出决策。

任务型会议的建议：

在花费时间和资源召开会议前，要先确定好会议的目的。要有清晰明了的会议目的——要采取什么行动？要做什么决策？毫无疑问，如果不知道自己想要什么，又怎么能得到呢？

为了实现价值最大化，尽量不浪费时间，需要为此类会议制定清晰的框架。一份高效的议程表会列出会前和会中要达到的明确目标。

会议主持人也要负责统筹安排的工作。要确定哪些人需要出席，并尽量让这些人都到场。仅仅提出会议邀请，然后保持乐观态度等待这些人出席是不够的，还要展开后续追踪工作，让相关人员给出明确答复和承诺。如果有人不能亲自参加会议，请他务必派能代表他发言或表态的人来参加。

会后，主持人必须整理好会上讨论的问题、所做的决策以及尤为重要的后续必要行动，并及时分发会议记录。参会人需要尽快拿到会议记录这点也很重要，尽量控制在24小时内，因为这样能有效防止他们忘记或忽略会议内容。

会议方法

不开会

会前请充分沟通，最好的方法是不开会。

可先尝试以下方式：

自己搞定；通过微信、邮件等线上工具可沟通清楚；通过已有或撰写文档信息来指导或沟通工作；

也可不参加非必要会议，最后通过阅读会议纪要来了解议题讨论结果。

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会前

会议主持人

必须完成：

明确讨论事项。只有明确了会议主题、核心内容，才能够确定有哪些核心人员需要参加，谁来主持，哪位高层「坐阵」。明确会议讨论的事项。确定参会人员。控制人数，如果超过 15 人，只能进行同步会。发送相关资料给所有会议参与者。会议主题、事项、时间、参会人员，围绕会议主题的详细资料。提醒参会者需要准备什么，提醒参会者会前准备，确保会议前获得足够的信息输入。

其他注意：

预约会议，请提前至少一天；对于难约的参会人需要使用其他渠道确认参会时间地点，比如电话或当面等；如果参会人时间有冲突优先核心必须参会人员的时间请参会人务必派能代表他发言或表态的人来参加。提前 5-10 分钟到会场准备。

会议参与者

必须完成：

当收到会议邀请时，需要明确会议信息。主题、事项、时间、地点等资料。如缺乏自己想要了解的信息，联系联系会议主持人获取。确定会议是否和自己相关。如果不能确定，需要和自己的 leader/会议组织者确认。梳理自己的问题。要明确知道自己需要干什么，所需的支持/要给予的支持等。如时间冲突，需要第一时间告知主持人，进行沟通协调。

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会中

会议主持人

确定明确的发言顺序和发言时间，并在会议过程中严格遵守，以防止无限制地拖长会议。组织者注意会上控制每个人发言时间，及时提醒。

必须完成：

明确会议记录负责人。依据会议目标控制会议讨论内容。避免「跑题」。会议会针对一些问题做讨论，讨论方式有两种。一种是开放式问题，比如这个问题是什么？该怎么办？另一种是封闭式问题，就是提出问题后，同时附带给出几个解决方案，看各方意见和态度，然后从中选出最优方案。集体讨论共性的问题，个人问题或两方问题待会后单独探讨。防止「冷场」。与会者发表的意见逐步减少，意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。一旦发现有「冷场」迹象，立即用评论、提问或解释的方法，鼓励大家继续讨论。多「归纳提醒」。总结，不止针对一致的意见，如果有分歧意见，也可以进行归纳。以此来提请与会者引起注意。通常不要超过 30 秒。对一直存在但无需即刻解决的问题可以不做讨论。意见基本一致时，立即终止大家的讨论，赶快进入下一话题。控制会议时间。30 分钟最佳，不要迟到、不要拖堂。适当的做时间提醒，提醒大家关注会议时间、提高会议效率

其他注意：

如果是周期性会议，如周会，通报上次会议决议完成情况。要先将上次会议 TODO 的完成情况进行通报，避免大家开完会、制定了行动方案，却不执行的问题。如果出现有决议没有执行，要进行相关追责。让会议养成「提出问题—会中解决—追踪—解决」的闭环，否则会议开的就没有意义。任务型会议一定要避免议而不决。一定要有决议，且所有的决议都要落到实处，谁做什么事，什么时候完成，达成什么样的效果。

会议参与者

必须完成：

获取自己关心的问题的答案。任务型会议，明确自己的任务及交付时间，明确任务的前置条件完成时间。过程型会议，贡献自己的意见建议。

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会后

会议主持人

必须完成：

总结会议结论。会议的详细程度，应该根据会议的重要性来定。特别是一些重要的会议，应该尽可能的详细和完善。不太重要的会议，做好记录，简单一些就可以了。在大多数的时候，只需要将会议的时间，人员主题，主要事项和结果，进行记录即可。会议纪要也许花费 10 分钟，但是会省去日后再争执重新讨论的必要。明确待办事项。可检查的交付物、负责人、Deadline；发送会议纪要到参会者及相关人。最好当天发，不要隔夜。

其他注意：

跟进参会人具体工作的落地情况

会议参与者

必须完成：

对会议结论有异议尽快开始沟通，否则最快的办法就是按照结论开始执行。在 Deadline 前完成任务，并通知相关方，并配合相关方完成任务。

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